Heras

“Samen kunnen we alle bedrijfsspecifieke hobbels op tijd gladstrijken”

Met een abonnement op Autodesk-producten profiteer je van toegang tot meer tools en technologie met flexibele opties en inzichten om gebruikers en zaken eenvoudiger te kunnen beheren. Steeds meer bedrijven ontdekken de voordelen van zo’n abonnement. Heras migreerde onlangs het PDM systeem naar Azure Cloud en alle engineers kregen een mobiel workstation van Dell met een gestandaardiseerde Inventor/Vault configuratie. Het resultaat: Maximale wendbaarheid en een state-of-the-art engineering omgeving die klaar is voor de toekomst.

De klant

Heras is een vooraanstaand Europese totaalleverancier van permanente en mobiele perimeter protection oplossingen passend bij iedere sector en situatie. Er wordt met een team van ruim 1100 hoogopgeleide experts geopereerd vanuit meer dan 24 landen. Opgericht in 1952, vervult en overtreft Heras de beveiligingsbehoeften van haar klanten in heel Europa. Het portfolio omvat levering én ondersteuning van hekwerken, toegangs- & controleoplossingen, detectieproducten en geïntegreerde systemen. Heras is een premium perimeter protection merk in Europa, hetgeen wordt aangetoond met kernwaarden als betrouwbaarheid, betrokkenheid en deskundigheid.

De uitdaging

De overname was voor Heras aanleiding om de IT-beheerslasten kritisch onder de loep te nemen. Het gevolg: er ontstond een duidelijke wens om het IT-landschap los te koppelen van de bestaande omgeving en te migreren naar cloudoplossingen. Verder was een update nodig van de Autodesk-applicaties (naar de laatste versies), waarna deze applicaties in de nieuwe IT-architectuur zouden worden ingepast.

“De core business van Heras is het ontwerpen en fabriceren van afrasterings- en beveiligingsoplossingen”, vertelt Martijn van Giels, consultant Manufacturing van Arkance Systems. “Het is heel begrijpelijk dat ze de IT-beheerslasten wilden outsourcen.” Iwan van Wijk, als collega van Martijn en als senior adviseur Data Management betrokken bij de implementatie, vult aan: “Databeveiliging, het up-to-date houden van servers, automatische updates van applicaties… veel organisaties vinden het prettig om het uit te besteden, nog los van het voordeel dat je altijd professionele ondersteuning hebt bij software- of hardwareproblemen. Natuurlijk is het een investering, maar aan de andere kant: je bespaart direct, bijvoorbeeld op de kosten voor interne IT-ondersteuning.”

De oplossing

Samen met Heras constateerden de Arkance-specialisten dat het document- en artikelbeheersysteem Autodesk Vault Workgroup het beste zou renderen in een Azure-omgeving (in de cloud). Ook op de Heras-wensenlijst stond het vervangen van de engineering-werkplekken voor mobiele workstations van Dell. Hiermee faciliteren we centrale updates van de software. Continuïteit en uniformiteit zijn hierin de belangrijkste voordelen: alle Heras-medewerkers werken gegarandeerd met de nieuwste versies van de softwareprogramma’s, conform de bedrijfsstandaard.”

Toch is zo’n uitdaging nooit zomaar standaard. De Heras-engineers werken immers intensief met Autodesk engineering-applicaties (zoals Vault, Inventor en AutoCAD). Op de afdelingen Industrialisation, Product Development en Sales Engineering is deze software onmisbaar. En zij mogen natuurlijk niet misgrijpen. Martijn: “Daardoor was dit veel meer dan een geautomatiseerde software-update. We kunnen gerust spreken van een volledige IT-migratie. Hierbij kun je niet het risico lopen dat applicaties plots niet toegankelijk zijn, dat gebruikers last hebben van gewijzigde instellingen of, belangrijker nog, dat er data verloren gaan.”

Gelukkig zijn we zeer ervaren in dit soort uitdagingen. “We weten wat het inhoudt, welke valkuilen er zijn en hoe we die kunnen voorkomen. Dat leidde tot een snel, gestroomlijnd en veilig proces.” Tegelijk was de samenwerking met Heras-medewerkers belangrijk, vult hij aan. “De input van ‘key users’ is belangrijk. Zij werken immers dagelijks met de systemen, en kunnen ons dus aangeven wat relevant is bij het updaten van de verschillende softwareprogramma’s. Ook hun input in de testfases is cruciaal. Welke hobbels ervaren ze in hun bedrijfsspecifieke werkzaamheden? Samen kunnen we die gericht en op tijd tackelen.”

De werkwijze

De migratie is gecontroleerd en gefaseerd uitgevoerd. Natuurlijk lag de focus op het gewenste eindresultaat, maar in zulke projecten is ook altijd aandacht voor mogelijke ‘rampscenario’s’. “Gelukkig komt het nooit zover, maar toch: we beschrijven altijd het ‘ergste wat er kan gebeuren’ en maken ook daar vervolgens een plan voor.”

In chronologische volgorde zag de projectvoorbereiding er als volgt uit:

• Verkennen van de wensen en eisen;
• Opstellen van de randvoorwaarden;
• Vaststellen van het Plan van Aanpak (samen met Heras en zijn IT-partner HSO);
• Inrichten van de projectorganisatie (technisch consultants, key users, testmedewerkers en projectleiders).

Hierna kon het echte werk beginnen. In een testomgeving hebben we een volledige backup en restore van de Autodesk Vault-database gemaakt. In die testomgeving hebben we de totale datamigratie uitgevoerd. De do’s en don’ts in deze fase hebben ons geholpen bij het voorbereiden van de definitieve migratie.

Ook het inrichten van deployment scripts behoorde tot de uitvoeringsfase: een eenmalige inregeling van de volledige engineering setup van applicaties, instellingen, service packs en installatievolgorde. “Later bij de uitrol heb je profijt van zo’n geautomatiseerd installatieproces”, legt Iwan uit. “Bijvoorbeeld wanneer je de werkplekken gaat installeren of nieuwe medewerkers wilt aansluiten. Het kost dan nauwelijks nog tijd en de werkomgeving is altijd ingericht volgens de gemaakte afspraken.”

Na de testfase en het verhelpen van mankementen (in dit geval bijvoorbeeld rond gebruikersrechten, templates en enkele systeemfoutmeldingen) volgde het go/no go-moment. Altijd spannend: “De migratie uitvoeren betekent de échte livegang. We hebben alle kritische systemen uitgezet en de update definitief uitgerold, zodat iedereen op maandag in de nieuwe werkomgeving van start kon.”

De voordelen

‘Business as usual’ is misschien niet de juiste bewoording, maar onze brede ervaring met vergelijkbare projecten heeft ook in dit geval gezorgd voor een succesvolle lancering. “Bovendien hebben we, wanneer nodig, een enorm netwerk van collega’s in de Arkance Groep. Met hun kennis en ervaring achter de hand kán een project eigenlijk alleen maar slagen.”

Groot voordeel voor Heras was dat de medewerkers tijdens het project steeds gewoon hun werk konden blijven doen: ongehinderd en met beschikking over alle software, dankzij het inrichten van de testomgeving. En doordat de nieuwe IT-omgeving achter de schermen uitvoerig en meerdere malen getest werd, verliep de livegang uiteindelijk zonder problemen.

Sindsdien profiteren de Heras-medewerkers van hun nieuwe IT-omgeving. Ze halen daarmee het maximale uit hun software-abonnement en zijn altijd up-to-date. Door de updates periodiek (geautomatiseerd) uit te laten voeren, zijn veranderingen bovendien nooit groot. Geen ‘overgeslagen’ tussenversies van de updates dus. Soms kiezen klanten ervoor om systeem- of software-updates zelf uit te voeren. En zolang het werkt, hebben ze daar gelijk in. Maar wat gebeurt er bij onverwachte situaties, halverwege een updateproces bijvoorbeeld? Dan staat ineens de voortgang van de bedrijfsmatige productieprocessen onder druk en is er geen tijd voor een doordachte strategie. Dat voorkom je door een specialist in te schakelen, die precies weet hoe te handelen. Bovendien kun je dan in alle rust bekijken of er, naast de updates, misschien wel applicaties of processen zijn die je sowieso beter in kunt richten.”

Martijn kijkt tevreden terug op het project. “We hebben ervoor gezorgd dat Heras niet alleen kreeg wat het vroeg, maar wat het echt nódig had. En doordat we nu de IT-omgeving blijven monitoren, trekken we als het ware samen op. Groeit Heras? Dan zorgen we dat ook de IT-omgeving klaar is voor expansie. Op die manier groeien we samen en begeleiden we elkaar richting een succesvolle toekomst.”